Почтовые марки и конверты: от приобретения до списания. Учет маркированных конвертов Реестр маркированных конвертов

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 2

Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении. Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми Инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.

Расходы на приобретение почтовых марок, конвертов

и иных почтовых бланков

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н (далее - Указания) и действующими с 2011 г., расходы на приобретение почтовых марок отражаются по подстатье 221 "Услуги связи" Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). По этой же статье следует отражать и расходы на приобретение конвертов и почтовых бланков, если на них присутствуют государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи), другими словами, расходы на приобретение маркированных конвертов и иных почтовых бланков.

Если знаки почтовой оплаты на конвертах и бланках отсутствуют (немаркированные конверты, бланки), то расходы по их приобретению следует отражать по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

При ведении бухгалтерского учета бюджетные учреждения физической культуры и спорта должны руководствоваться Инструкцией по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), а также:

Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н), - в случае, если в переходный период в отношении бюджетного учреждения не принято решение о предоставлении субсидий в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями - получателями бюджетных средств);
Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), если начиная с 2011 г. бюджетному учреждению предоставляются субсидии в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями нового типа).

В соответствии со ст. 169 Инструкции N 157н в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты и бланки относятся к денежным документам и учитываются на счете 201 35 000 "Денежные документы".

Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов и бланков, отразятся следующими бухгалтерскими записями (п. 50 Инструкции N 162н, п. 86 Инструкции N 174н):

поступление марок в кассу учреждения:

Дебет счета 0 201 35 510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения"

Кредит счета 0 302 21 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи";

выдача марок из кассы работнику канцелярии:

Кредит счета 0 201 35 610 "Выбытие денежных документов из кассы учреждения";

отнесена на расходы учреждения стоимость использованных марок согласно представленному работником авансовому отчету:

В соответствии со ст. 118 Инструкции N 157н, п. 21 Инструкции N 162н, п. 31 Инструкции N 174н в целях бухгалтерского учета немаркированные конверты относятся к прочим материальным запасам и учитываются на счете 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество".

Операции, связанные с поступлением и выдачей немаркированных конвертов, отразятся в бухгалтерском учете следующим образом (п. п. 23, 26 Инструкции N 162н, п. п. 34, 36 Инструкции N 174н):

поступление немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 105 36 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"

Кредит счета 0 302 34 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов";

списание израсходованных немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения".

Расходы по отправке корреспонденции с использованием

франкировальной машины

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (далее - Закон N 176-ФЗ) франкировальной называется машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

Установить франкировальную машину можно только при наличии разрешения на ее применение, выданного соответствующими органами Россвязьнадзора (ст. 11 Закона N 176-ФЗ). Выдаются такие разрешения в порядке, установленном Приказом Мининформсвязи России от 29.09.2006 N 127 "Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин". Согласно данному Приказу оформление разрешения производится на основании письменного заявления владельца франкировальной машины, в котором указываются:

полное наименование юридического лица, его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;
наименование модели (серии) франкировальной машины;
место установки франкировальной машины;
возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются документы, обосновывающие оформление разрешения: копия технического паспорта франкировальной машины; нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе; копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины; копии имеющихся сертификатов соответствия; оттиск клише франкировальной машины.

В случае нарушения порядка использования франкировальной машины разрешение на ее применение может быть аннулировано.

Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины учреждение заключает с организациями почтовой связи договор на ее обслуживание. При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от экономического содержания осуществляемых расходов в предмете соответствующих договоров:

расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции следует относить на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ;
расходы на оплату услуг по изготовлению и установке штемпелей для франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины, обеспечивающему ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т.п.), - на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.

В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 "Расходы текущего финансового года", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 "Расчеты по работам и услугам".

Почтовые расходы, осуществляемые подотчетными лицами

Почтовые расходы могут осуществлять и подотчетные лица за счет средств, выданных им на эти цели (например, на отправку заказного письма, бандероли, посылки, почтового перевода). Как правило, подтверждением произведенных расходов в данном случае являются:

контрольно-кассовые чеки, подтверждающие оплату почтовых расходов;
квитанция, в которой указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода);
опись вложения, в которой приводится перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

Согласно Указаниям расходы по пересылке почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления) следует отражать по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ.

Выдача сумм в подотчет на оплату почтовых расходов, начисление таких расходов на основании представленных подотчетным лицом авансовых отчетов в бухгалтерском учете отразятся следующими бухгалтерскими проводками (п. 49 Инструкции N 162н, п. п. 84, 85 Инструкции N 174н):

выданы денежные средства в подотчет на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 0 208 21 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"

Кредит счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения";

отражены почтовые расходы на основании представленного подотчетным лицом авансового отчета:

Дебет счета 0 401 20 221 "Расходы на услуги связи", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 208 21 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи";

неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращен в кассу:

Дебет счета 0 201 34 510 "Поступления средств из кассы учреждения"

Кредит счета 0 208 21 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи".

Абонентская плата за пользование

почтовыми абонентскими ящиками

Различают следующие виды абонентских ящиков и шкафов:

почтовый абонентский ящик - специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
абонентский почтовый шкаф - специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
абонементный почтовый шкаф - устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются адресатами на определенный срок для получения почтовых отправлений;
почтовый шкаф опорного пункта - специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.

Организация почтовой связи может устанавливать плату за пользование абонентским ящиком. Размер и условия предоставления абонентской платы устанавливаются в договоре, заключенном между почтовой организацией и учреждением - пользователем данного ящика.

Согласно Указаниям расходы по уплате абонентской платы отражаются по подстатье 221 "Услуги связи". В бухгалтерском учете начисление этих расходов отразится так:

Кредит счета 0 302 21 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи".

Л.Ларцева

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.

Что такое денежные документы

Денежные документы - это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Расчеты по их приобретению между сторонами уже произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны.

Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины - все это денежные документы.

Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.

В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».

Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н , итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н ).

Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов

Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной политике исходя из специфики учреждения.

Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:

Индивидуальный номер;

Срок действия;

Вид питания;

Сумму (стоимость);

Печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.

Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р ).

Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения

обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя, или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов , утвержденному Распоряжением № 1139-р.

При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.

При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответству-ющий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.

Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).

Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

По соответствующему коду синтетического учета.

Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).

По мере необходимости талоны на право получения топлива выдаются водителям или специально назначенному сотруднику под отчет.

Обычно для контроля заводится специальная книга учета, в которой регистрируется движение талонов.

Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.

Бюджетное образовательное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного (муниципального) задания получило от поставщика талоны на 1 000 л бензина Аи92 на сумму 28 000 руб. Номинал талона - 20 л стоимостью 560 руб. Подотчетному лицу выдано

2 талона, на которые оно произвело заправку автомобиля, после чего представило авансовый отчет.

Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:

Карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета. Сотрудники учреждений часто пользуются корпоративной мобильной связью или получают компенсации за использование собственных средств связи в служебных целях. Широко используется такой вид платежей за мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением и должны быть учтены как денежные документы.

Для того чтобы у проверяющих и налоговых органов не возникло вопросов о правомерности и целесообразности оплаты расходов на сотовую связь, учреждению нужно разработать соответству-

ющее положение (внутренний нормативный акт). В данном документе должен содержаться перечень должностей сотрудников, которые имеют право на получение карт оплаты сотовой связи, и условия, которые должны соблюдаться (например, сотрудникам оплачиваются только звонки, совершенные в рабочее время, или еще возможна оплата звонков, произведенных в нерабочее время (в выходные дни)). Целесообразно прописать порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь (представление детализации переговоров и служебной записки сотрудника о том, какие звонки были служебными).

Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности через подотчетное лицо приобрело 100 карт экспресс-оплаты номиналом 100 руб. на общую сумму 10 000 руб. Данные денежные документы были приняты в кассу учреждения. Заместителю директора были выданы под отчет 3 карты оплаты. Подотчетное лицо представило авансовый отчет с оправдательными документами.

Расходы на приобретение карт оплаты для мобильных телефонов в соответствии с Приказом Минфина РФ № 171н относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражаться в соответствии с Инструкцией № 183н следующим образом:

Почтовые марки и конверты с марками. Несмотря на технический прогресс услуги почтовой связи по-прежнему остаются актуальными и востребованными. Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов, которые согласно Инструкции № 157н необходимо учитывать как денежные документы. Типичной ошибкой в учете является одномоментное списание приобретенных конвертов и марок. Например, как можно оправдать списание сразу 200 маркированных конвертов, если даже за месяц фактически было отправлено 20 писем? Их нужно учитывать как денежные документы и по мере необходимости выдавать под отчет ответственным за отправку корреспонденции лицам, которые должны составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи - приложенный к отчету испорченный конверт.

Принятие к учету и выдача под отчет почтовых марок и маркированных конвертов будет отражаться в учете следующим образом:

Казенное учреждение (Инструкция № 162н)		Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н)		Автономное учреждение (Инструкция № 183н)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Поступление в кассу учреждения марок и маркированных конвертов
0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 000	0 302 21 000 0 208 21 000
Выдача под отчет марок и маркированных конвертов
0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 000	0 201 35 000

Проездные билеты. В соответствии со ст. 166 , 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд.

Согласно трудовому законодательству размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В образовательном учреждении оплата проездного билета может быть произведена социальному педагогу, характер работы которого связан с разъездами (посещение обучающихся по месту жительства, поездки для участия в заседаниях различных комиссий и советов профилактики и т. п.).

На основании Приказа Минфина РФ № 171н расходы учреждения на приобретение проездных билетов сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

Казенное образовательное учреждение приобрело проездной билет на автобус стоимостью 950 руб. на сентябрь 2013 г. для социального педагога. Оплата проездного билета была произведена безналичным путем за счет бюджетных средств. Проездной билет был оприходован в кассу учреждения и выдан педагогу под отчет. В конце месяца педагог представил авансовый отчет с приложенным к нему уже использованным проездным документом.

В учете казенного учреждения эти операции должны быть отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

Недостача денежных документов в кассе

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ регламентируется Положением № 373-П . Согласно п. 1.11 данного положениямероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств определяются юридическим лицом. Значит, порядок проверки кассы и кассовых операций устанавливается локальными нормативными актами, например, положением о внутреннем финансовом контроле, учетной политикой, положением о кассовых операциях. Во время мероприятий контроля кроме полного пересчета денежной наличности в кассе производится проверка и других ценностей, хранящихся в кассе, в том числе денежных документов.

Для отражения результатов инвентаризации денежных документов, находящихся в кассе учреждения, применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (по ф. 0504086, утвержденной Приказом Минфина РФ № 173н).

В ходе проверки в кассе бюджетного учреждения была выявлена недостача денежных документов - 2 карт экспресс-оплаты номиналом по 100 руб. каждая, приобретенных за счет субсидии на выполнение государственного задания. Виновное в данной недостаче лицо установлено, и сумма недостачи погашена им добровольно в натуральной форме.

Учреждение должно отразить в учете возникшую ситуацию в соответствии с п. 86 , 87 , 109 , 110 Инструкции № 174н следующим образом:

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга.

Приказ Минфина РФ от 21.12.2012 № 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов».

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Http://tinyurl.com/y4vcb2qr

Любите ли вы писать письма? Я - нет! И не потому, что мне проще позвонить или написать SMS, а все из-за мелочной возни при учете почтовых марок. Однако так уж получается, что бумажная переписка все еще актуальна. Поэтому в этой статье мы попытаемся развеять все мифы трудностей учета почтовых марок, маркированных конвертов и просто конвертов, так как и без них письма не получится. Мы опишем просто и доступно, а главное - с примерами, действия бухгалтера и приведем образцы заполнения всех необходимых бухгалтерских документов, используемых при учете почтовых марок.

Начнем с того, что определимся с понятием «почтовая марка» с точки зрения не филателиста, а бухгалтера (говоря «почтовая марка» будем подразумевать и маркированный конверт, и маркированную карточку, и почтовый блок).

Теперь давайте поэтапно разберем приобретение, расходы и списание почтовых марок.

Приобретение

Тут сразу необходимо учесть, что приобрести марки возможно только у одного поставщика, которым является ПАО «Укрпочта» (п. 2 Положения № 388 ), что, в свою очередь, облегчает задачу и делает невозможным проведение конкурентных торгов в случае, если планируется закупка марок на сумму свыше 200000 грн. В таком исключительном случае будет целесообразно провести переговорную процедуру закупки согласно Закону № 922 .

Планировать приобретение почтовых марок необходимо по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование, инвентарь» (п. 1 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333 ).

Хранение и использование

Так как мы определились с тем, что почтовые марки являются денежными документами, то, соответственно, хранить их необходимо в кассе учреждения. В этом случае ответственным за их учет будет кассир.

Однако кассы в учреждении может и не быть. Что делать в этом случае? Тогда руководитель организации своим приказом должен назначить материально ответственное лицо за сохранность, учет и списание марок, а сами марки будут храниться в сейфе. Таким материально ответственным лицом может быть и бухгалтер, и секретарь, и инспектор отдела кадров или юрист организации.

Учет почтовых марок у лица, ответственного за их получение и выдачу, осуществляется с учетом норм Положения № 637 (ср. 025069200). Исходя из п. 3.3 этого Положения приходуют почтовые марки на основании приходного кассового ордера, а в подотчет выдают, заполняя расходный кассовый ордер. Как приходные, так и расходные кассовые ордера в обязательном порядке регистрируются в Журнале регистрации расходных и приходные кассовых ордеров , который заводится отдельно для учета почтовых марок .

Приведем примерный образец заполнения такого Журнала:

Приходные и расходные кассовые ордера заполняются на бланках типовых форм, приведенных в приложениях 2 и 3 Положения № 637 .

Подотчетное лицо, которому в течение месяца выдаются почтовые марки, ведет у себя учет этих марок в Журнале регистрации исходящих документов , а в конце отчетного периода составляет отчет об использовании почтовых марок , на основании которого комиссией по списанию товарно-материальных средств, созданной по приказу руководителя, составляется акт на списание использованных денежных документов. Именно этот акт является основанием для бухгалтера списать марки на фактические расходы. Не использованные в течение месяца почтовые марки желательно вернуть в кассу учреждения.

Форма Журнала регистрации исходящих документов приведена в приложении 6 к Правилам № 1000/5 .

Отдельно хотим уточнить, что по причине того, что марки считаются денежными документами, то отчет об использовании марок должен быть составлен с учетом требований приказа № 841 , а именно - «Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет». Однако смеем предположить, что не будет большим нарушением, если подотчетное лицо составит отчет об использовании марок в произвольной форме. Форму такого отчета можно разработать самостоятельно и утвердить в приказе об учетной политике.

Предлагаем примерный образец заполнения такого отчета.

На основании отчета об использовании товарно-материальных ценностей комиссия учреждения составляет акт на списание использованных почтовых марок. Пример его заполнения приведем ниже.

Учет марок в бухгалтерии учреждения

НП(С)БУГС 134 «Финансовые инструменты» - Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 134 «Финансовые инструменты», утвержденное приказом Минфина от 18.05.2012 г. № 568 .

Типовая корреспонденция - Типовая корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов, утвержденная приказом Минфина от 29.12.2015 г. № 1219 .

Несмотря на многообразие современных видов переписки, традиционный способ отправки почтовой корреспонденции по-прежнему актуален.

Для того чтобы бумажное письмо дошло до адресата, его надо упаковать в почтовый конверт с адресом получателя и наклеить на него марку соответствующей номинальной стоимости (в случае если марка не нанесена на конверт типографским способом).

От того маркированы почтовые конверты или нет, зависит порядок их списания с учета бюджетной организации.

Выдача и списание маркированных почтовых конвертов

Маркированные конверты представляют собой почтовые конверты с типографским нанесением почтовой марки. Право на организацию их изготовления и распространения имеет только РУП «Белпочта» <*> .

В связи с тем, что в этом случае почтовая марка от конверта неотделима, можно предположить, что бухучет маркированных конвертов следует вести на том же субсчете, на котором учитываются почтовые марки, т.е. на субсчете 132 «Денежные документы». Причем хранить их следует в кассе организации <*> .

В этом случае стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром бюджетной организации, списывается с кредита субсчета 132 «Денежные документы» в дебет субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств.

Внимание!
Выдача почтовых маркированных конвертов из кассы оформляется расходным кассовым ордером с отметкой «фондовый» <*> . Причем в кассовой книге данная операция не отражается.

Выдачу из кассы почтовых маркированных конвертов под отчет лицам, ответственным за отправку почтовой корреспонденции , рекомендуем отражать следующей записью:

На стоимость израсходованных подотчетными лицами почтовых конвертов субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств. При этом производятся следующие записи:

Внимание!
Основанием для списания стоимости почтовых конвертов с подотчета служат первичные учетные документы, которые организация может разработать и утвердить самостоятельно (например, акты об использовании денежных документов, ведомости выдачи ценностей и т.п.).

Также для учета движения почтовых маркированных конвертов бюджетная организация к субсчету 132 «Денежные документы» может открыть субсчета второго порядка:

132-1 «Денежные документы в кассе»;

132-2 «Денежные документы у подотчетных лиц».

В этом случае при выдаче и списании почтовых конвертов в бухучете будут производиться следующие проводки:

Бюджетные организации могут закрепить в учетной политике наиболее приемлемый для себя способ учета выданных под отчет почтовых маркированных конвертов <*> .

Выдача и списание немаркированных почтовых конвертов

В общем случае немаркированные почтовые конверты представляют собой плоскую прямоугольную оболочку из бумаги (или иного подобного материала), закрываемую с одной из сторон липким или самоклеящимся клапаном. На такие конверты почтовые марки наклеиваются дополнительно.

В связи с этим полагаем нецелесообразным относить немаркированные конверты к денежным документам и хранить их в кассе. Рекомендуем учитывать такие конверты в качестве канцелярских принадлежностей на субсчете 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» <*> .

По общему правилу бюджетные организации вправе списывать канцелярские принадлежности в расходы (затраты) по мере их выдачи работникам на нужды организации <*> . Однако, поскольку немаркированные конверты, учитываемые на субсчете 063, используются вместе с почтовыми марками, учет которых производится на субсчете 132, рекомендуем относить стоимость конвертов на затратные субсчета не по факту их выдачи в пользование, а по мере использования. При этом в бухучете производятся записи:

Если почтовые конверты используются для хранения документов, то в этом случае выдача в пользование конвертов по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (иному ПУД) отражается записями <*> :

Внимание!
Использование конвертов для отправки почтовой корреспонденции отражается по подстатье расходов 1 10 06 00 «Оплата услуг связи», а для хранения в них документов — по элементу 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» <*> .

№ 7/2009

Симоненко Е. В. ,
начальник отдела учета поступления и расходования средств
ГУ Управления ПФР в Орджоникидзевском районе г. Екатеринбурга

Как показывает практика, учет маркированных конвертов вызывает массу вопросов. К сожалению, новые правила бюджетного учета уточнений по этому поводу не внесли. Но, опираясь на положения нормативно-правовых актов, верное решение найти можно. В этом поможет наш материал.

Конверты - денежные документы?

Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) - при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдель-ных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Помните о нюансах переходного периода

Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н. В част-ности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).

Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.
Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.

Во-первых, недопустимо переоформление и исправление уже сформированных с начала года первичных документов. Во-вторых, при ведении единой Кассовой книги ее листы, сформированные до применения положений Инструкции № 148н, не переоформляют.

Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).

Хранение денежных документов…

…в бюджетном учреждении организует кассир. Маркированные конверты содержат в местах (помещениях, сейфах), отвечающих требованиям их сохранности. Кассир как ответственное лицо обеспечивает надлежащий учет их поступления и выдачи.

Выдача денежных документов

Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.

Список названных работников определяет руководитель учреждения.

Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следую-щие данные:

Дата выдачи денежных документов;

Фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;

Количество выданных маркированных конвертов;

Стоимость выданных денежных документов;

Подпись в получении.

Основания для списания конвертов

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.

Расходы по денежным документам признает только после документального подтверждения их отправки почтой. Свидетельствовать об этом может заполненный Реестр отправленных маркированных конвертов, подписанный подотчетным лицом. Форма документа нормативно не утверждена, поэтому учреждению следует разработать ее самостоятельно и зафиксировать этот факт в учетной политике.

Например, реестр может выглядеть так:

РЕЕСТР

маркированных конвертов

июль

9 г.

Адрес отправителя: 578 023, г. Ивановск, ул. Нагорная, д. 56

Адрес получателя

Наименование/ФИО получателя

Примечание

Цена, руб.

578 025, г. Ивановск, ул. Ленина, д. 112

МИ ФНС России № 5 по Ленинскому р-ну

пересылка отчета

578 027, г. Ивановск, ул. Б. Хмельницкого, д.56, к. 2

ООО «Канцтовары»

пересылка акта сверки расчетов

Составил:

бухгалтер

Завидова

Завидова О.Д.

(должность)

(роспись)

(расшифровка росписи)

Проверил:

гл. бухгалтер

Петрова

Петрова М.И.

(должность)

(роспись)

(расшифровка росписи)

« 31 » июля 2009 г.

Реестр прикладывается к авансовому отчету, составленному работником, и сдается в бухгалтерию.
Подотчетное лицо может испортить бланк маркированного конверта. Разъяснений по списанию испорченных бланков денежных документов пока нет. Поэтому рекомендуем списывать их с применением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) либо самостоятельно разработать аналогичную форму, закрепив ее в учетной политике учреждения. Списанные таким образом маркированные конверты уничтожаются (сжигание, дробление на части с использованием, например, шредера).

Аналитический учет