Планирование рабочего дня руководителя. Режим труда и отдыха

Примерная схема рабочего дня секретаря

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3.Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или марке ром. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности

исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-

справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15:00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30".

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12.Подшивка исполненных документов в дела.

13.Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Рабочий день секретаря-референта нельзя разложить по минутам, он не программируется, поскольку целиком зависит от ритма работы руководителя. Даже запланированные ранее дела нередко приходится откладывать из-за внезапно нахлынувших новых проблем. Кроме того, нередко складывается впечатление, что рабочий день у секретаря ненормированный из-за бесконечного наплыва дел. Однако решить много проблем и организовать минутку для отдыха поможет элементарное планирование. Пусть не всегда удастся следовать запланированному, но это организует.

Итак, основными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:

– планирование предстоящих дел;

– установление оптимального ритма труда;

– постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Планирование

Планировать можно один рабочий день, а можно сразу неделю. Планирование работы на месяц, квартал или год составить сложно, поскольку это слишком большой промежуток времени, а работа секретаря зависит от распорядка дня руководителя. Однако планировать заранее известные мероприятия не только можно, но и нужно даже за год.

Планирование личной работы охватывает распределение предстоящих дел в течение рабочего дня, недели, месяца. Для этого следует составлять план предстоящих работ с последующим уточнением заданий. Конкретная структура такого плана может быть самой различной, но суть его для всех форм общая: вместо того чтобы выполнять свои функции по памяти, следует заранее фиксировать все нужные дела в календаре или блокноте и распределить время так, чтобы успеть выполнить все запланированное. Перед тем, как начинать планирование работы, следует узнать планы руководителя и запланированные им мероприятия, ведь в первую очередь работа секретаря-референта заключается в помощи своему начальнику. После этого можно планировать свою собственную работу. Сначала необходимо выделить самые срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро. Если есть какая-то важная информация для руководителя, то сообщить ее нужно тоже с утра, в это же время следует напомнить обо всех мероприятиях, запланированных на день. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Лучше всего вести эти записи в специальных блокнотах-еженедельниках. В них для каждого дня недели имеется часовая сетка, и предстоящие дела можно сразу записывать на определенный час. Можно делать это в любой записной книжке. На каждый день недели целесообразно отводить специальную страницу или несколько страниц, в которые заранее заносятся предстоящие дела, перечисляются виды и объемы работ. По мере приближения конкретного дня недели все это уточняется с учетом других дел.

При планировании дел на неделю и месяц можно составить экран работы – большой лист бумаги, расчерченный в виде таблицы по дням, куда вносятся все предстоящие дела. Значимым для планирования дел является использование цвета в качестве носителя информации: целесообразно использовать цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.

Однако в практике работы секретарей-референтов и их руководителей бывает очень много дел, по которым сразу невозможно, установить сроки исполнения. Часто приходится переносить дела с одного срока на другой. Имеются такие работы, которые требуют к себе внимания в течение долгого времени. Для планирования таких работ удобнее пользоваться картотечной системой.

Техника картотечной системы несложна. Каждый вопрос фиксируется на отдельной карточке.

В картотеке целесообразно иметь три отдела. Первый отдел включает в себя 31 разделитель, на выступах которых отмечаются числа дней месяца. За каждый разделитель кладутся карточки с делами, выполнение которых запланировано на соответствующее число месяца. Во второй отдел картотеки помещают карточки с теми делами, срок выполнения которых еще не определен. В этом отделе имеется четыре разделителя:

«неделя» – сюда помещаются карточки с делами, к решению которых нужно вернуться в течение недели;

«месяц», «квартал» и «будущее» – в каждый из этих разделов помещаются записи дел с соответствующим ориентировочным сроком выполнения.

В третьем отделе хранятся карточки исполнителей со всеми сведениями (домашний адрес, телефон, график работы и т. д.).

Ежедневно, придя на работу, секретарь просматривает все карточки, лежащие за разделителем с данным числом, и группирует их в предполагаемой последовательности выполнения. Вечером карточки с записями о выполненных делах откладываются в специальный конверт на хранение, а карточки с невыполненными делами располагаются по новым датам. Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться определить конкретные даты выполнения и, если дата определенного задания приходится на текущий месяц, эту карточку нужно переставить на соответствующее число первого отдела. Третий отдел используется как справочный.

Недостатком описанных способов является то, что в них не планируется продолжительность рабочих операций. Действенным средством планирования личной работы с отражением продолжительности каждого намеченного дела являются графики дня и недели. Сначала в графики заносят те дела, время которых заранее строго определено: начало и конец рабочей смены, время поступления корреспонденции, проведения нарядов, совещаний, время обеда и т. д. Затем вписываются мероприятия, планируемые как регулярные.

Но в графике отражаются только постоянные дела. Большинство дел нерегулярного характера зафиксировать в нем невозможно. Поэтому графики ведутся в сочетании с картотечной системой или с записями заданий в блокнотах и записных книжках. При этом график является определяющим планом использования времени, организационной основой планирования рабочего дня.

При составлении графиков не следует разбивать время на слишком мелкие отрезки, так как без достаточного опыта трудно выдерживать их сложной производственной ситуации. Вполне достаточна разбивка времени на получасовые отрезки.

Обычно только вначале трудно планировать работу по графику. Когда же все основные моменты работы устоятся, график становится незаменимым и удобным средством систематизации действий и самодисциплины. В последнее время большую популярность приобрели личные творческие планы. Как правило, они разрабатываются на длительный период.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кафедра специальных и общепрофессиональных дисциплин

Курсовая работа

студентки дневного отделения

Организация рабочего времени секретаря

Москва 2013

Введение

1.2 Планирование рабочего дня

1.6 Приёмная офиса

Заключение

Введение

Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден.

Одна из разновидностей секретарской профессии получила название секретарь-референт. Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Таким образом, секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

1. Организация рабочего времени секретаря

1.1 Организация рабочего места секретаря

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в организации.

К функциям секретаря-референта (по бездокументному обслуживанию) относятся: организация приёма посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя.

Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу.

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

На рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

Каждый предмет должен иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;

Канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

Все средства коммуникационной техники надо располагать слева или а специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

Документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике.

1.2 Планирование рабочего дня

Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому для секретаря очень важно планировать свой рабочий день.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь чёткое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчёте и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

В обязанности секретаря входит повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, её обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и.т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

Приведение в порядок рабочего места руководителя;

Подготовка к работе своего рабочего места;

Обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

Просмотр контрольной картотеки;

Доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

Польза планирования заключается в том, что человек определяет себе фронт работы. Он знает, что ему необходимо сделать, когда и для чего. Поскольку формулировки основных задач у вас перед глазами, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжёлым, а планируемым и управляемым. Человек владеет информацией, поэтому готов к выполнению работы.

1.3 Условия труда для эффективности работы секретаря

Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность.

Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами, способность, удовлетворённость трудом и его эффективность. Работа по созданию благоприятных условий труда должна носить комплексный системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений.

Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

Санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат, освещение, шум;

Эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование в интерьерах помещений произведений живописи и произведений прикладного искусства;

Психофизические, связанные с осуществлением мер психофизического характера, обеспечивающих условия высокоэффективной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхождение в труд, ритмизация труда, чередование труда и отдыха, смена форм деятельности и ряд других факторов);

Социально-психологические, связанные с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям, созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителя и подчинённых, в частности с использование выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчинёнными.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

1.4 Оснащение и оборудование рабочего места

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника. Выделяют следующие виды средств труда:

Средства составления документов: пишущие машинки, диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

Средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов, стеллажи для хранения документов, машины для уничтожения ненужных документов;

Средства выполнения вычислительных операций: счётно-справочные линейки, микрокалькуляторы, механические вычислительные машины;

Средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор с несколькими абонентами одновременно, автоответчики и др.;

Специальная служебная мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объём и трудоёмкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки.

В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся

и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

1.5 Рациональное планирование времени и работы

"Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего начальника. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину"

Т. Конеллан

Работа секретаря тесно связана с планированием рабочего времени. При этом от качества проведения данных процессов зависит не только эффективность его собственной деятельности, но и рабочие успехи его начальства, а порой и результативность функционирования всей организации, как единого механизма. Работая в роли помощника руководителя, секретарю приходится постоянно держать в голове огромное количество информации, план мероприятий и событий и.т.д. Важным пунктом в системе планировании является контроль за рациональным использованием рабочего времени. У секретаря-референта должна быть такая способность, как умение отделять важное от второстепенного. Существуют «золотые» правила планирования рабочего времени.

Цели и проекты следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определённые результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

Если заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определённые временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения.

“Утренний час дарит золотом нас”. То, что выполнено заранее, создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха заключается в том, что ещё ранним утром нужно выполнить то или иное важное дело.

1.6 Приёмная офиса

Приёмная офиса - это центр работы фирмы, её сердце. Руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Приёмная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приёмной зависит эффективность работы руководителя. Качество работы приёмной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приёмная, как она оснащена, каков дизайн её интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у её клиентов, заказчиков, партнёров по бизнесу. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей. Прежде всего, следует позаботиться о приёмной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приёмная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приёмная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом. Кроме того, в приёмной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Заключение

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и его роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми, способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимый мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. Одна из основных задач секретаря - умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу. Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия. Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения. Доброжелательный, корректный секретарь с приятной внешностью и манерами является мечтой каждого руководителя.

секретарь референт труд

Список использованной литературы

1. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения управления. М.: А-ПРИОР, 2009. 176 с.

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М.: Академия, 2012. 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение: пособие. 3-е изд., перераб. И доп. М.: КноРус, 2010. 45 с.

4. Веселов П. В. Профессия - секретарь. М.: 1994.

5. Журнал «Секретарь-референт» выходит с 2002.

6. Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота».

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной.

курсовая работа , добавлен 15.09.2013

Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. Рациональная организация рабочего места. Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня. Создание автоматизированного рабочего места секретаря.

дипломная работа , добавлен 20.10.2013

Изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом условий деятельности. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря. Работа с посетителями в приемной. Ведение деловых бесед. Организация переговоров, собраний, деловых встреч.

курсовая работа , добавлен 24.06.2010

Проведение комплексного и всестороннего анализа эргономики рабочего места секретаря руководителя на примере МКУ "Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района" и разработка основных рекомендаций по оптимизации его рабочего места.

дипломная работа , добавлен 28.08.2011

Современные требования к организации рабочих мест персонала. Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию. Оснащение и оборудование рабочего места, требования к рациональному освещению.

курсовая работа , добавлен 31.03.2013

Должностные обязанности секретаря, организация рабочего места. Анализ и исследование основных современных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса в офисе. Интернет-технологии в работе секретаря.

курсовая работа , добавлен 03.09.2012

Организационная структура турфирмы "Альтаир". Определение задач и принципов эргономической организации рабочих мест персонала. Анализ профессиональных обязанностей и режима трудового дня секретаря для наиболее эффективного обустройства его места работы.

контрольная работа , добавлен 20.10.2010

Механизм взаимодействия руководителя и секретаря предприятия, решение проблем, связанных с их взаимодействием. Функции секретаря руководителя предприятия в современных условиях хозяйствования. Взаимодействие руководителя и секретаря в судебной практике.

курсовая работа , добавлен 13.11.2010

Деловые и личностные качества секретаря-референта. Обязанности секретаря по документному обслуживанию. Социальный портрет и направления деятельности секретаря "Идел-Пресс". Рационализация деятельности секретаря по документационному обеспечению управления.

дипломная работа , добавлен 03.03.2011

Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Из статьи вы узнаете:

Грамотное и эффективное руководство - это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное - для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач - проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Причина дефицита	Описание проблемы
Неоправданная спешка	Руководитель постоянно торопится сам и поторапливает подчиненных. В результате важные задачи выполняются поверхностно, "для виду"
Усталость	Постоянная работа в режиме аврала приводит к быстрому переутомлению
Большое скопление неоконченных дел	Отсутствие четкого плана и привычка браться за несколько дел сразу, приводит к нагромождению работы
	Эта черта свойственна излишне эмоциональным и импульсивным руководителям , не склонным к рациональному планированию
Демотивация	Черта, свойственная назначенным директорам с низкой оплатой труда
Отсутствие плана	Неорганизованный и недисциплинированный человек становится руководителем, не представляющим перспектив развития компании
Завершение работы дома	Это симптом серьезной проблемы. Если руководитель берет работу на дом, значит назрела насущная потребность в оптимизации рабочего графика

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя - процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов. Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании - пустых клеток, т.е., периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно - обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей - определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания. Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв - пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

Читайте также:

Диверсификация целей

Создание сбалансированной и гармоничной системы управления временем потребует от руководителя умения «отделять зерна от плевел», т.е. выделять приоритетные цели и отсекать второстепенные. Такое разделение целей поможет не только грамотно спланировать последовательность действий, но и послужит дополнительным мотивирующим фактором: все усилия будут посвящены действительно важным задачам.

Провесит диверсификацию целей поможет метод S.M.A.R.T. Согласно данной методике, любая цель должна быть:

Конкретной;
Измеримой;
Достижимой;
Реалистичной и
Ограниченной во времени

Конечно, определение целей и расстановка их по приоритету - это только первый шаг в начале долгого пути. Вторым шагом станет трансформация списка целей в план действий.

Технология разработки плана работы

Основное правило разработки планов на день, неделю и месяц является четкое соблюдений единых принципов их составления.

Руководителю стоит обратить внимание на следующие моменты:

Каждый рабочий день и каждую рабочую неделю нужно завершать составлением плана на день или неделю;
Если остались дела, которые вы не выполнили за день, и они не утратили своей актуальности, перенесите их на следующий день;
Для выполнения любой работы нужно устанавливать измеримые сроки;
Порядок выполнения дел должен соответствовать их важности и приоритету;
Выделяйте ключевые направления деятельности на день и неделю;
Практикуйте эффективное использование рабочего времени.

Последовательность действий по планированию

Ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня - три вещи, которые необходимы руководителю для начала планирования своего времени.

Далее его действия должны иметь следующую последовательность:

Разработка стандартного распорядка дня;
Внесение в него всех задач, встреч, совещаний и т.д., которые намечены в планах на месяц, квартал, полугодие и год.
Группировка всех задач по времени выполнения и расстановка в порядке очередности;
Присваивание каждому делу приоритета важности;
Контролирование за тем, чтобы время выполнения одной задачи не накладывалось на другое;
Отдать распоряжение секретарю делать напоминание о предстоящих мероприятиях;
Часть клеток в расписании оставлять пустыми - для резерва;
Не забыть вписать в расписание время для отдыха и обеденных перерывов.

Примеры планирования рабочего дня

Сначала рассмотрим пример планирования рабочей недели руководителя:

Теперь рассмотрим пример планирования рабочего дня руководителя:

9.00-9.30 – утренние совещание, утверждение плана работы;
9.30-10.00 – работа с почтой;
10.00-11.00 – работа с документами;
11.00-12.00 – разработка и постановка задач, общение с сотрудниками;
12.00-13.00 – персональное время;
13.00-14.00 – перерыв на обед;
14.00-15.00 – контроль исполнения поручений и поставленных задач;
15.00-18.00 – встречи с деловыми партнерами;
8.00-19.00 – работа с деловыми бумагами.

Для регулярного мониторинга эффективности расходования рабочего времени необходимо проводить комплекс аналитических процедур.

Такой анализ, проведенный своевременно, даст полезную информацию о потенциале руководителя и тех моментах, которую нуждаются в дальнейшем совершенствовании. Необходимо объективно сопоставить реальное положение дел и идеальный образ, к который существует в проекте. При этом нужно разумно учитывать имеющиеся материальные ресурсы, а также личные и временные ресурсы.

Задачи, которые вы ставите перед собой, должны быть максимально конкретны;
Тщательно изучайте перечень дел;
Дата выполнения каждой задачи должна быть четко определена;
Дела, имеющую конкретную дату исполнения, выполняются в первую очередь.

Назын Чыжырганы, 385 группа

ГРАФИК РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.

7:45	Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
8:00-8:30	Встреча руководителя, ознакомление с графиком его работы на текущий день. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на сегодня.
8:35-9:20	Утренний (ежедневный) прием корреспонденции. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
9:30-11:00	Организация приема руководителя представителей других учреждений, предприятий.
10:00-11:00	Работа с документами. Проверка и расположение документов по папкам: входящая корреспонденция, документы на текущей обработке, исходящие материалы. Исходящие документы нужно поделить на: фактически исходящую почту, идущую за пределы компании; документы, рассылаемые в пределах компании; документы, предназначенные для подшивки в дела. Текущую работу следует поделить на: срочную, менее срочную. Время от времени нужно проверять, все ли документы бывают необходимы в настоящее время. Проверку лучше делать в свободное от основной деятельности время, чтоб не отвлекаться и ничего не перепутать.
	Работа с посетителями, их консультация, телефонные переговоры (в течение всего дня). Предварительная запись посетителей. Секретарь обязан в учетных формах отметить и сказать гостю время посещения.
11:00-11:30	Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов, сотрудников о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.)
11:30-12:00	Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров, прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте.
12:00-13:00	Обед. (в ближайшем кафе; в столовой организации, если она большая; чаепитие с сотрудниками в специально отведенном для этого комнате; или вообще можно съездить домой). Время обеденного перерыва у секретаря и управляющего не обязано совпадать.
13:10-14:30	Часы приема руководителя посетителей по предварительной записи. Организация приема. Организация приема служащих собственного учреждения по текущим делам. Запись на прием на последующие дни.
	В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей.
14:40-16:00	Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол;
16:00-16:30	Подшивка исполненных документов в дела. 11.Выполнение работ на компьютере 14.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов. 15.Уведомление руководителя об исполненных документах Обработка и отправка исходящих документов адресатам

	17.Наметить мероприятия на следующий день.
	. Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

	В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

	Приведение в порядок своего рабочего места. Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций.

Приглашение на конференцию необходимо разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недельки до её начала, причем следет просить ответить на приглашение, поскольку нужно знать, сколько прибудет участников.

В приглашении непременно обязано быть указано место заседания, часть строения либо корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

необходимо позаботиться о том, чтоб при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний на все время их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных через вахту либо проходную без задержки. Для этого нужно заблаговременно составить перечень приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины либо такси для подвоза участников из гостиниц либо с вокзала;